Vender entradas es una de las partes más importantes al organizar un evento. Pero hay algo que puede convertirse rápidamente en un problema: vender más entradas de que las que realmente podés recibir.

Y no hace falta organizar un recital para que esto ocurra. Un taller, una cena, una clase, una experiencia o una fiesta para pocas personas también tiene una capacidad determinada.

Imaginá que organizás un evento para 40 personas. Tenés entradas generales, algunas entradas VIP y quizás también una preventa. Si llevás el control de las ventas manualmente, puede ser bastante fácil perder de vista cuántas personas tenés confirmadas en total.

Y cuando llegás a 40, ya no importa qué tipo de entrada se haya vendido: no podés recibir a la persona número 41.

¿Por qué se complica controlar los cupos?

Cuando hay un solo tipo de entrada, llevar la cuenta puede parecer sencillo. Pero la situación cambia cuando empezás a ofrecer diferentes opciones. Podés tener:

• Entrada general
• VIP
• Preventa
• Entradas promocionales
• Entradas con consumición
• Invitaciones

Cada una puede tener su propio cupo, pero todas corresponden al mismo evento y, en muchos casos, al mismo espacio físico.

Además, si algunas ventas se realizan por WhatsApp, otras por transferencia y otras de forma presencial, controlar manualmente cuántas personas tenés confirmadas puede convertirse rápidamente en un problema.

Tener distintos tipos de entradas no significa tener más capacidad

Este es un punto importante.

Podés ofrecer diferentes tipos de entradas para un mismo evento y establecer un cupo para cada uno, pero la capacidad real del espacio sigue siendo la misma.

Por ejemplo, imaginá que organizás un evento con capacidad para 40 personas y configurás:

• Entrada general: 40 entradas
• VIP: 20 entradas
• Preventa: 20 entradas

En total, configuraste 80 entradas. Pero si el espacio admite solamente 40 personas, no podés vender las 80.

Necesitás una forma de controlar el total de entradas vendidas, independientemente del tipo que compre cada persona.

Capacidad máxima: un límite para todo tu evento

En Eventor podés establecer una capacidad máxima que funciona como un límite general para todas las entradas del evento.

Capacidad máxima: 40 personas

A partir de ese momento, Eventor tiene en cuenta todas las entradas vendidas, sin importar a qué tipo pertenezcan.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si se venden 20 entradas generales, 10 VIP y 10 de preventa, se alcanzaron las 40 personas.

En ese momento, Eventor detiene automáticamente la venta, aunque todavía queden entradas disponibles dentro de alguno de los tipos configurados. Así, no tenés que estar haciendo cuentas constantemente ni modificando manualmente los cupos de cada tipo de entrada.

¿Y si quiero controlar el cupo de cada entrada?

También podés hacerlo.

Cada tipo de entrada puede tener su propia cantidad disponible. Esto te permite definir, por ejemplo, cuántas entradas VIP querés ofrecer, cuántas generales o cuántas corresponden a una preventa.

La capacidad máxima y los cupos individuales cumplen funciones diferentes:

Cupo de la entrada: determina cuántas unidades podés ofrecer de ese tipo.

Capacidad máxima: determina cuántas personas pueden comprar entradas en total para el evento.

Esto te da flexibilidad para diseñar distintas opciones de entrada sin perder el control sobre la capacidad general.

¿Y si no necesitás establecer una capacidad máxima?

La capacidad máxima es una configuración opcional.

Si no necesitás establecer un límite general, podés dejar este campo vacío o configurarlo en 0. En ese caso, las entradas se venderán hasta agotar el cupo establecido para cada tipo de entrada.

De esta manera, la función se adapta tanto a eventos con una capacidad física determinada como a aquellos en los que simplemente querés controlar las entradas disponibles de cada categoría.

La capacidad también es parte de la experiencia

Controlar los cupos no es solamente una cuestión administrativa. La cantidad de personas que asisten afecta directamente la experiencia del evento.

Una capacidad mal gestionada puede generar filas, demoras, falta de comodidad y hasta problemas de organización.

Cuando conocés de antemano cuántas personas pueden asistir, también podés planificar mejor el espacio, el equipo y los recursos que necesitás.

Porque vender una entrada no termina en la compra: también implica poder recibir a esa persona tal como esperabas.

Organizá tus cupos sin hacer cuentas manualmente

Cuando organizás un evento, ya hay suficientes cosas de las que ocuparte como para estar sumando entradas vendidas en distintas planillas.

Con Eventor, podés establecer la capacidad máxima de tu evento y ofrecer diferentes tipos de entradas sin perder de vista el límite total.

Si querés conocer el paso a paso para configurar tus entradas y la capacidad máxima, podés consultar nuestra guía para organizadores.

Controlar los cupos te permite organizar mejor, evitar errores y asegurarte de que cada persona que compró una entrada pueda disfrutar del evento en las condiciones que planeaste.

¿Querés olvidarte de las planillas y tener el control de la capacidad de tu evento desde un solo lugar?

Te esperamos en Eventor.